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SISTEMA DE VENTAS, CREDITOS, MANEJO DE ALMACENES, DISTRIBUCION Y COBRANZAS
ASPECTOS
GENERALES
DESCRIPCION
DEL SISTEMA
MÓDULO DE PEDIDOS DE VENTA
MÓDULO DE FACTURACION
MÓDULO DE CUENTAS POR COBRAR
MÓDULO DE MANEJO DE ALMACENES Y REPARTO DE MERCADERIA
MÓDULO DE REPORTES
MÓDULO DE CATALOGOS
El Sistema Comercial
es una poderosa herramienta mediante la cual se pueden realizar las funciones
de administración y control del proceso de Ventas y distribución
para empresas comercializadoras de productos. Cubre las funciones de:
· Toma de pedidos
· Ventas (pre-venta, auto-venta, puntos de ventas, etc)
· Análisis de créditos y cobranzas
· Manejo de existencias
· Facturación
· Despacho y reparto de mercadería
· Comisiones
· Estadísticas de ventas
· Generación de asientos contables de ventas
· Cobranzas y financiación de ventas .
Maneja múltiples
compañías, localidades y almacenes, es bi-monetario y completamente
parametrizable y configurable.
El sistema esta preparado para soportar la utilización de terminales
portátiles de captura de datos para los procesos de venta y manejo
de almacenes. La información de ventas se puede analizar multidimencionalmente
mediante el uso de herramientas de Business Intelligence
El Sistema Comercial
cuenta con diversos módulos que permiten realizar de manera eficaz
el control y seguimiento del ciclo comercial, desde el ingreso del pedido,
pasando por la aprobación, facturación, despacho, cobranzas,
administración de cartera, manejo de Concesiones y Consignaciones brindando
consultas y reportes para su gestión, llevando en todo momento un control
de auditoría para cada operación efectuada en el sistema.
Flujo
de Pedidos y Facturación (ir a imagen)
El módulo de pedidos permite la administración y control de los pedidos de venta. Cubre las funciones de:
· Registro
· Administración
· Calificación
· Asignación manual de stocks (compromiso del stock disponible)
· Atención de back orders (para atención parcial de los
pedidos).
· Anulación del back orders
El ciclo de cada pedido de venta dependerá de las condiciones de venta (crédito, contado, etc.) y del cliente (categoría y límite de crédito), estas funciones y parámetros son configurables de acuerdo a las políticas de cada empresa.
Módulo
de Pedidos de Venta (ir a imagen)
En el "Registro de Pedidos" se ingresa toda la información
de las condiciones de pago pactadas con el cliente, moneda, el vendedor que
realizó la venta, así como la zona de despacho y listas de precios
vigentes. Contiene además la información de los descuentos asociados
a cada artículo, cantidades y precios, descuentos por el total del
pedido, gastos asociados.
Para aquellos pedidos que están retenidos en consulta o pendientes de aprobación por algún motivo (Excedió la Línea de crédito, cliente moroso o con cheques devueltos y/o con documentos protestados) existe un proceso denominado "Calificación de Pedidos" que hará que los pedidos sean aprobados y pasen al proceso de facturación y despacho.
También es posible realizar la "Asignación de stocks" que permite comprometer parte del stock del almacén para un pedido en especial, stock que ya no estará disponible para otros pedidos. De igual manera esta funcionalidad está disponible para aquellos pedidos con atenciones parciales
Cuenta además con una serie de reportes y consultas para lograr el seguimiento de los pedidos de acuerdo a su tipo y estado (por calificar, en back order, facturado, despachado, etc.), facilitando el seguimiento de la atención al cliente.
El módulo de facturación permite realizar la emisión automática o manual de las facturas de venta afectando en todo momento y de manera inmediata la cuenta corriente; con este módulo también se logra administrar y anular estos documentos. Para la emisión es posible manejar diversas series de los comprobantes de pago según el tipo de documento y la localidad emisora.
Módulo de Facturación (ir a imagen)
Él modulo incluye el manejo de comisiones de vendedores, estas se configuran
según la necesidad de cada empresa. El cálculo de comisiones
se realiza para todos los niveles jerárquicos (Jefes de Venta, Asistentes
y Vendedores) y toma como importe base el importe vendido y cobrado durante
el periodo comisionable.
Se incluyen consultas y reportes que permiten el seguimiento y control de los pedidos pendientes de facturación de manera que el control de la atención está garantizado. El registro de ventas puede ser emitido en todo momento pudiendo ser expresado en moneda nacional o moneda extranjera.
Este ultimo se encuentra actualizado con todos los requerimientos legales.
El módulo de cuentas por cobrar permite entre otras cosas:
· Generar
notas de crédito y débito
· Asignar documentos por cobrar a vendedores, cobradores y repartidores
· Registrar y administrar las cobranzas y anticipos
· Registrar y administrar operaciones bancarias
· Procesar canjes de facturas por documentos por cobrar
· Movimiento de documentos por cobrar en los bancos
· Realizar el refinanciamiento y renovación de documentos por
cobrar
· Registrar y administrar otros abonos y cargos en la cuenta corriente
tales como los cheques devueltos, cargos por transporte etc.
La emisión de las notas de crédito y débito puede ser realizadas de manera manual o automática manejando diversas series de los comprobantes de pago según el tipo de documento y según la localidad emisora. De igual manera es posible tener diversos motivos o conceptos de nota de crédito y débito tales como:
· Devolución de mercadería
· Por descuentos adicionales
· Por diferencias de precios
· Por gastos financieros
Para el caso de que el motivo de la nota de crédito sea por "Devolución de Mercadería" el sistema mostrará el documento que se está devolviendo así como sus detalles (código de artículo, cantidad e importes).
Durante el ciclo de cobranzas el sistema permite asignar los documentos por
cobrar (facturas, notas de débito, etc.) a un cobrador, vendedor o
repartidor el cual efectuará el cobro de estos documentos y liquidará
diariamente en Tesorería emitiéndose en este momento las planillas
de liquidación de cobranzas y las liquidaciones diarias de caja; Las
cobranzas se pueden realizar en diferentes monedas y de diversas formas de
pago (boleta de depósito, cheque, efectivo, anticipos, etc.). Finalizada
la liquidación de caja es posible realizar operaciones bancarias que
generarán movimientos en los bancos afectando instantáneamente
el saldo de las cuentas bancarias.
Módulo
de Cuentas por Cobrar (ir a imagen)
Es posible realizar el canje de documentos (facturas, boletas, notas de débito u otros cargos) por documentos financieros teniendo éstas diversos vencimientos e importes calculados automáticamente por el sistema. De igual manera se pueden efectuar refinanciaciones y renovaciones de letras que están vencidas o por vencer.
Módulo
de Documentos por cobrar (ir a imagen)
Una vez emitido y procesado el documento financiero, queda en cartera, pudiendo ser enviado al banco a descuento o cobranza. Para esto, el sistema cuenta con una serie de funciones y reportes que permiten realizar el registro y seguimiento de estos documentos.
De igual manera, el módulo de cuentas por cobrar posee una serie de consultas y reportes que son utilizados para la gestión de la cuenta corriente de clientes. Estos reportes son los siguientes:
· Estado de Cuenta de Clientes
· Antigüedad de Cuentas por Cobrar Detallado
· Antigüedad de Cuentas por Cobrar Resumido
· Proyección de Cobranzas
· Liquidación Diaria de Cobranzas
· Liquidación Mensual de Cobranzas
· Canje de Documentos
· Aplicaciones de Anticipo y Notas de Crédito a documentos
· Documentos por Cobrar
· Cobranzas con Operaciones Bancarias
· Documentos por canjear
MODULO DE MANEJO DE ALMACENES Y REPARTO DE MERCADERIA
Este Modulo permite el seguimiento y control de las guías de remisión mediante la asignación de mercadería por transportista / zona, el registro de las entregas efectuadas, la reprogramación, y la anulación de las guías por mercaderías no aceptadas por el cliente.
El control de la distribución se realiza a través de la liquidación de mercadería según cargo del repartidor (mercadería aceptada o no aceptada por el cliente) y el seguimiento de guías de remisión según estado o condición del reparto.
Opcionalmente, el sistema cuenta con funciones que permiten el uso de terminales portátiles de radio frecuencia para facilitar las operaciones dentro del almacén.
Este módulo
maneja los siguientes reportes:
· Lista de Precios
· Ventas anuales, mensuales y diarias por:
§ Compañía
§ Localidad
§ Vendedor
§ Zona de Venta
§ Clase del Artículo
§ Artículo
§ Cliente
§ Canales de distribución
§ Localidad
Todos estos reportes presentan la información en Valor (moneda base y alternativa ) y en cantidad.
La versatilidad del sistema comercial para adaptarse fácilmente a cualquier negocio de distribución se debe en gran medida a su configuración y al mantenimiento de sus tablas básicas:
· Clientes
y Límite de Crédito
· Clasificación de Clientes
· Vendedores y Comisiones
· Cobradores
· Repartidores
· Listas de Precios
· Zonas de Venta
· Zonas de Despacho de Clientes
· Zonas Postales
· Motivos de Nota de Crédito y Débito
· Términos de Pago
· Formas de Pago
· Monedas
· Tipos de Documentos
· Tipos de Comisión
· Tipos de Descuento
· Tipos de Venta
· Tipos de Artículos
· Países, departamentos, provincias y distritos
· Numeración de Comprobantes de Pago
· Numeración de Letras
· Parámetros del Sistema
Mantenimiento de Clientes (ir a imagen)