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SISTEMA DE CONTRATOS Y SERVICIOS
MODULO DE CONTRATOS
MODULO DE PEDIDOS
MODULO DE FACTURACION
MODULO DE CUENTAS POR COBRAR
MODULO DE REPORTES
MODULO DE CATALOGOS
GENERACION DEL ASIENTO CONTABLE
El Sistema Comercial - Contratos y Servicios es una poderosa herramienta mediante la cual se pueden realizar las funciones de administración y control del proceso de comercialización para empresas que brindan diversos tipos de servicios como el de alquiler de oficinas, locales comerciales, bienes inmuebles, bienes de capital, servicios de personal, outsourcing, consultoría, servicios de limpieza, alimentación, correos privados, etc.
Cubre las funciones de:
· Contratos
· Facturación
· Análisis de créditos y cobranzas
· Estadísticas de ventas
· Generación de asientos contables
· Cobranzas
· Manejo de cartera
Maneja múltiples compañías y localidades, es bi-monetario y completamente parametrizable y configurable
El Sistema Comercial cuenta con diversos módulos que permiten realizar de manera eficiente y eficaz el control y seguimiento del ciclo comercial, desde la generación de un pedido de servicio de manera directa o a través del módulo de Contratos, hasta su facturación y cobranza. Adicionalmente brinda consultas y reportes para el control de la gestión, llevando en todo momento un control de auditoría para cada operación efectuada en el sistema.
El módulo de Contratos permite la administración y control de los contratos y los servicios asociados a estos.
Cubre las funciones de:
· Registro
y Administración de Contratos
· Registro de transacciones de Contratos
· Control de vencimiento de contratos.
· Facturación de contratos, etc.
Módulo de Contratos (ir a imagen)
En el "Registro de Contratos" se especifican las condiciones generales como fechas de inicio, vencimiento, suscripción, entrega y devolución. Permite asignar períodos de gracia al inicio del contrato así como múltiples garantías y pólizas.
De acuerdo al período de vigencia que tenga el contrato se generan pedidos, para los cuales, se podrán asignar mensualmente consumos específicos.
Los servicios que se registran en los contratos deben contar con un tipo de cobro, el cual determina el comportamiento de éste dentro del contrato, siendo los más usados: alquiler de locales, servicios básicos (agua, luz, teléfono), porcentaje de ventas, entre otros. Dependiendo del tipo de cobro se podrán asignar cantidades y/o importes al registrar el contrato o, mensualmente de acuerdo a los consumos del período.
Para contratos cuyo cobro sea un porcentaje de las ventas, en "Transacciones de Contratos" se asignan los importes de las ventas de sus clientes, lo cual permite cobrar un porcentaje específico o un monto de salvaguarda si es que éste es mayor. Otro aspecto a considerar, si se desea, es el día en que el cliente presenta la declaración, ya que si es mayor a la fecha límite se cobran intereses moratorios.
Para la asignación de locales en los contratos por alquileres el sistema trabaja con el sistema de Activo Fijo para obtener el código de catastro, así como, el código de bienes en el caso de especificar servicios como, viáticos, pasajes, agua, luz y teléfono.
En "Administración de Contratos" se pueden modificar los estados de los contratos: vigente, vencido o cerrado, teniendo la posibilidad de renovarlos o, asignar o eliminar servicios.
Si se desea cobrar por luz, teléfono, agua, etc. y se tiene algún sistema que lleve el control del consumo de éstos, se puede integrar ese sistema a PYRAMID Software para asignar las cantidades a la facturación del período.
El módulo de pedidos permite la administración y control de los pedidos de servicio. Cuenta además con reportes y consultas para lograr el seguimiento de dichos pedidos.
Cubre las funciones de:
· Registro
de Pedidos de Servicios que podrán facturarse de manera directa en
esta opción o posteriormente en la facturación automática.
· Se manejan conceptos como clasificación de servicios, condiciones
de venta, término de pago, facturación automática o directa,
pago vencido o adelantado, lista de precios, tasas horarias de servicios ,
monedas, entre otros.
Módulo de Pedidos (ir a imagen)
El módulo de facturación realiza el proceso de emisión automática o manual de las facturas, afectando en todo momento y de manera inmediata la cuenta corriente de los clientes, para lo cual toma como base los pedidos de venta anteriormente registrados.
En este módulo se realiza la administración y control de los documentos, se pueden registrar datos adicionales como fechas de notificación simple, carta notarial y manejo de datos de custodia de documentos y anular estos documentos
Para la emisión es posible manejar diversas series de los comprobantes de pago según el tipo de documento y la localidad emisora.
Se pueden imprimir los documentos de forma individual ó en lotes. Para el caso de contratos, la factura puede ir acompañada de anexos que muestran los conceptos y montos específicos cobrados y la disgregación de montos por contrato en caso de facturar más de un contrato.
Módulo de Facturación (ir a imagen)
El registro de ventas puede ser emitido en todo momento pudiendo ser expresado en moneda nacional o extranjera.
El módulo de cuentas por cobrar permite entre otras cosas:
· Generación
de notas de crédito y débito
· Registro y administración de las cobranzas y anticipos
· Control y cobro de moras
· Canje de facturas por documentos financieros
· Movimiento de documentos financieros en los bancos
· Renovación de documentos financieros
· Registro y administración de otros cargos y abonos en cuenta
corriente tales como los cheques devueltos, etc.
La emisión de las notas de crédito y débito puede ser realizadas de manera manual o automática manejando diversas series de los comprobantes de pago según el tipo de documento y según la localidad emisora. De igual manera es posible tener diversos motivos o conceptos de nota de crédito y débito tales como:
· Por
diferencias de precios
· Por intereses moratorios
· Por gastos financieros
· Por cargos no relacionados con el giro del negocio, etc.
Las cobranzas
se pueden realizar en diferentes monedas y de diversas formas de pago (boleta
de depósito, cheque, efectivo, anticipos, etc.); al registrar la cobranza
se emiten Notas de Debito automáticas por intereses para todos aquellos
documentos que se encuentren vencidos. El cálculo de intereses es basándose
en una tasa de interés acumulado, interés prefijado o interés
legal.
La emisión de las liquidaciones de cobranza puede obtenerse en forma
detallada, resumida o por banco.
La actualización de las operaciones bancarias que generan movimientos
en los bancos, afectando el saldo de las cuentas bancarias, es automática.
Módulo de Cuentas por Cobrar (ir a imagen)
Es posible realizar el canje de documentos (facturas, notas de débito u otros cargos) por documentos de cobranza, teniendo éstas diversos vencimientos e importes calculando automáticamente el monto de las letras en función de los parámetros que se le den al sistema. De igual manera se pueden efectuar refinanciaciones y renovaciones de letras que están vencidas o por vencer.
Módulo de Documentos por cobrar (ir a imagen)
Una vez emitida y procesados los documentos financieros, estos queda en cartera pudiendo ser enviada al banco a descuento o cobranza. Para esto, el sistema cuenta con una serie de funciones y reportes que permiten realizar el registro y seguimiento.
De igual manera, el módulo de cuentas por cobrar posee una serie de consultas y reportes que son utilizados para la gestión de la cuenta corriente de clientes. Estos reportes son los siguientes:
· Posición
de Clientes
· Estado de Adeudos
· Estado de Cuenta de Clientes
· Antigüedad de Cuentas por Cobrar Detallado
· Antigüedad de Cuentas por Cobrar Resumido
· Proyección de Cobranzas
· Liquidación Diaria de Cobranzas
· Liquidación Mensual de Cobranzas
· Canjes de Documentos
· Aplicaciones de Anticipos y Notas de Crédito a documentos
· Documentos por Cobrar
· Canje de Documentos
En este módulo se generan e imprimen los reportes de catálogos y de información estadística tales como:
· Catálogo
de Clases de Servicios
· Catálogo de Clientes
· Lista de Precios
· Ventas anuales, mensuales y diarias por:
§ Compañía
§ Localidad
§ Clase de Servicio
§ Servicio
§ Contrato, etc.
Todos estos reportes presentan la información en Valor (moneda base y alternativa) y en cantidad.
La versatilidad del sistema comercial para adaptarse fácilmente a cualquier empresa de servicios se debe en gran medida a su configuración y al mantenimiento de sus tablas básicas:
· Clientes
· Clasificación de Clientes
· Sectoristas
· Listas de Precios
· Clasificación de los servicios
· Tipos de Cobro para los contratos
· Motivos de Nota de Crédito y Débito
· Términos de Pago
· Formas de Pago
· Monedas
· Tipos de Documentos
· Países, departamentos, provincias y distritos
· Numeración de Comprobantes de Pago
· Numeración de documentos financieros
· Parámetros del Sistema
Mantenimiento de Clientes (ir a imagen)
GENERACIÓN DEL ASIENTO CONTABLE
La representación contable de las transacciones del sistema se logra mediante la configuración del módulo "contabilizador", en el que se indican en forma detallada las cuentas y se configura el asiento que deben afectar cada evento.
El asiento se refleja en la contabilidad en forma resumida y tiene su sustento en los movimientos del sistema Comercial.