| |
MODULOS
|
|HOME
|
|
SISTEMA DE GESTION CONTABLE E INFORMACION GERENCIAL
ASPECTOS
GENERALES
DESCRIPCION
DEL SISTEMA
CONTABILIDAD
PLAN DE CUENTAS
INGRESO DE COMPROBANTES
INTERFASE CON OTROS SISTEMAS
PRESUPUESTO
GENERADOR DE REPORTES
El Módulo
de Gestión Contable está orientado a la generación de
información contable con una visión gerencial, permitiendo realizar
un control presupuestal detallado y eficiente, por localidad, zona, Unidad
de Negocio, Centros de Costo, Áreas de Responsabilidad, Actividad,
entre otros.
Mediante el uso de herramientas complementarias permite la preparación
de presupuestos y el manejo de sotos por actividad (ABC costing)
El sistema permite manejar:
· Múltiples
compañías.
· Múltiples monedas
· Manejo de múltiples dimensiones , esto permite controlar ci
aspectos operativos tales como: Localidad, Unidad de Negocio, Centro de Costo,
Área de Responsabilidad, Actividad, etc.).
· Generador de reportes ( Easy Maker ), mediante el cual el usuario
genera sus reportes y los personaliza de acuerdo a sus requerimientos.
· Drill down, funcionalidad que permite navegar a través de
la información y bajar al nivel de detalle requerido sin necesidad
de emitir reportes adicionales.
Los flujos principales son los siguientes:
Flujo de Contabilidad (ir a imagen)
El Sistema de contabilidad permite definir el plan de cuentas, los periodos contables, procesos que se van a utilizar de acuerdo a requerimientos, y soporta el manejo de anexos, para el control analítico de cuentas (proveedores, clientes, empleados, etc.)
La contabilidad se lleva en dos monedas, la moneda base y la moneda paralela, permitiendo el registro de la transacción en la moneda de origen de la transacción, aun si ésta no fuera ninguna de las anteriores.
Entre otras funciones, realiza el cálculo automático del asiento de ajuste por diferencia de cambio, cancelación automática de cuentas, asientos de cierre y apertura.
La estructura
de plan de asientos está conformada por:
· Tipo de asiento o libro
· Número de Tomo
· Número de comprobante autogenerado por tipo de asiento, tomo
y período contable.
· Asientos de distribución, en el cual el sistema genera automáticamente
comprobantes que distribuyen un gasto específico o el saldo de una
cuenta entre otras, utilizando diferentes porcentajes
· Manejo de múltiples períodos contables (12, 13, 14,
52 etc.).
La emisión de los reportes es flexible, logrando el usuario estructurar los reportes de la forma que considere mas útil. Todos los reportes cuentan con las opciones de filtrado y ordenamiento que constituye una gran ayuda para el análisis de las cuentas.
El módulo de Contabilidad administra las siguientes funcionalidades:
· Ingreso
de comprobantes.
· Control de periodos contables.
· Interfases con otros sistemas.
· Mayorización.
· Análisis de cuentas.
· Contabilidad de Costos.
· Diferencia de cambio.
· Cierre y apertura anual.
Para el mantenimiento
de plan de cuentas el sistema ofrece las siguientes características:
· Extensión de la cuenta (hasta 40 dígitos)
· Niveles de Cuentas Configurables
· Manejo de hasta tres referencias de 15 dígitos de longitud
· Tipos de cuenta
· Clase de cuenta
· Naturaleza de la cuenta
· Tipo de anexo
· Tipo de ajuste
· Tipo de partida
· Descripción de la cuenta en otro idioma
· Manejo de códigos adicionales para la cuenta como área
de responsabilidad, localidad, actividad, etc.
· Manejo de la situación de la cuenta: Activa o Inactiva.
· Manejo de los períodos de vigencia de la cuenta
· Manejo de cuentas corporativas para contabilidad corporativa.
Mantenimiento del Plan de Cuentas (ir a imagen)
El sistema tiene
las siguientes funcionalidades:
· Ingreso de nuevos comprobantes.
· Visualización del comprobante por pantalla, en múltiples
monedas.
· Ingreso del comprobante en múltiples monedas.
· Ingreso de comprobantes repetitivos.
· Convalidación de los datos ingresados en el comprobante.
· Definición de tipo de cambio por cada comprobante.
· Control de auditoría por ingreso o modificación del
comprobante grabándose los datos del usuario, la fecha y hora, modificación
y el número de comprobante afectado.
· Validación de ingreso de comprobantes en períodos cerrados.
· Configuración automática de los campos que ingresarán
en el comprobante.
· El sistema permite ingresar comprobantes de reclasificación
de cuentas además de provisiones futuras y especificar su reversión
automática en el siguiente mes.
· El sistema permite el ingreso de movimientos contables en los períodos
futuros.
· El sistema permite la reapertura de períodos cerrados y el
ingreso de comprobantes y realiza el ajuste de los saldos de todos los períodos
en forma automática.
· El sistema genera los asientos de apertura y cierre del ejercicio
en forma automática basado en las plantillas de cierre.
Ingreso
de comprobantes (ir a imagen)
Distribución de Cuentas
Con el fin de facilitar la distribución de gastos por centro de costo,
el sistema soporta esta características sobre la base de la definición
de planillas de distribución definidas por el usuario, en la cual especificará
la estructura de la cuenta basándose en importes o porcentajes.
Distribución del gasto (ir a imagen)
El Sistema Contable está preparado para interactuar con otros sistemas que no sean de PYRAMID softwareâ, con la finalidad de recibir información contable.
La interfase valida la información antes de transferirla a la contabilidad, además permite resumir comprobantes y emite reportes de comprobantes transferidos y de errores de validación.
Ventana de Interfase de Comprobantes (ir a imagen)
PYRAMID permite llevar una gestión de planificación presupuestal y su control por Centros de Costo, Áreas de responsabilidad, Localidad, Proceso, Actividad, Producto, etc. o de toda la compañía de una manera independiente al plan de cuentas pero integrado a la contabilidad, de manera tal que permite comparar los montos presupuestados con los montos reales registrados en las cuentas contables.
Así mismo permite llevar un control de los montos comprometidos en el módulo Logístico, así como los montos ejecutados por partida en el módulo financiero.
El flujo del
manejo presupuestal consta de:
· Definición de las Versiones del Presupuesto: El presupuesto
anual puede sufrir cambios durante su vigencia. Cada uno de estos cambios
se controla en diferentes versiones.
· Definición de los Clasificadores a Usarse: Las partidas presupuestales
pueden llevar anexados otros códigos de clasificación multidimensionales
, los cuales pueden ser: Obras, Área de responsabilidad, Unidad de
Negocio, Actividad, Localidad, etc.
· Definición de las Unidades Presupuestales: Son de orden jerárquico
Tipo: Tipo de unidad presupuestal de la compañía donde se van
a agrupar los montos presupuestados de alto nivel como, por ejemplo, personal.
Subtipo: Subtipo de unidad presupuestal de mediano nivel.
Unidad Presupuestal: Unidad específica de último nivel cuyo
detalle puede estar dado por una o más cuentas contables.
Mantenimiento
de Unidades Presupuestales (ir a imagen)
· Relación
entre Partidas Presupuestales y Cuentas Contables: Esta relación se
establece para poder asignar a las partidas presupuestales las diversas cuentas
del Plan Contable. A la vez sirve para realizar una comparación entre
los montos presupuestados y los montos reales.
Relación Cuenta versus Partida Presupuestal (ir a imagen)
· Ingreso del Presupuesto: Se puede ingresar los montos asignados a las partidas presupuestales por cada parámetro auxiliar de la compañía que hemos definido anteriormente, es decir: Centro de Costo, Obra, Area de Responsabilidades, Unidad de negocios, etc.
Para la emisión de los reportes presupuestales, el sistema provee un Generador de Reportes. Estos reportes, una vez definidos en el generador, se graban en la base de datos y cada vez que se necesiten podrán ser llamados sin necesidad de generar nuevamente el reporte.
Pantalla de ingreso del Presupuesto Aprobado (ir a imagen)
El generador de reportes contables, Easy Maker â es una potente herramienta que permite elaborar los reportes contables y presupuestales de acuerdo a requerimientos de cada empresa y de cada usuario, obteniendo informes multidimensionales que presentan saldos de diversos períodos o ejercicios, variaciones entre períodos expresados en las monedas definidas o en porcentajes, comparaciones entre los resultados reales y los presupuestados para un período o el total del ejercicio, etc.
Sus funcionalidades se basan en los siguientes conceptos:
§ Formulación
de líneas.
§ Formulación de columnas.
§ Mantenimiento de Formatos.
Los reportes de Presupuestos se ajustan a las necesidades de la empresa (ir a imagen)