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SISTEMA DE ALMACENES, ABASTECIMIENTOS Y TRANSPORTE
ASPECTOS
GENERALES
MODULOS
DEL SISTEMA
MODULO DE REQUISICIONES
MODULO DE COTIZACIONES
MODULO DE COMPRAS
MODULO DE IMPORTACIONES
MODULO DE INVENTARIOS
CONTABILIDAD DE INVENTARIOS
MODULO DE TRANSPORTES
El Sistema Integral Logístico cubre las funciones de administración y control de la actividad de abastecimiento. Administra las actividades llevadas a cabo desde su origen, sin importar el lugar donde éstas se ejecutan, permitiendo un rápido procesamiento y actualización de la información.
El usuario puede interactuar con el sistema a través de un ambiente amigable, el cual le permite realizar consultas y transacciones, logrando de esta manera distribuir el trabajo realizado a lo largo del proceso y reducir substancialmente el tiempo de proceso.
El sistema controla múltiples almacenes, independiente de los stocks, movimientos de inventario, costos promedio, etc.; consolidando la información en cada uno de estos niveles.
Mantiene un catálogo de artículos de inventario con una estructura flexible, la cual relaciona información de los artículos con usuarios, áreas de responsabilidad, centros de costo, equipos, clases de artículos, proveedores, etc., organizando la información de tal forma que permita optimizar la administración de los materiales, el control de los costos y presupuestos de cada una de las áreas.
Pyramid Software permite el control de las requisiciones, compras y consumos de materiales catalogados y no catalogados (servicios), o aquellos destinados a inversiones que la empresa tiene en curso, registrándose para ello el código y el presupuesto correspondiente a la inversión.
El control de las aprobaciones en cada módulo es administrado por el esquema de autorizadores, el cual maneja diferentes niveles, de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Flujo Logístico (ir a imagen)
Ventana de Emisión de Requisiciones Futuras (ir a imagen)
Este módulo permite el manejo de requisiciones de compra, presentes y futuras. En todos los casos, las requisiciones son valorizadas a precios de la última compra, que se constituye como la referencia del costo de lo que se está solicitando.
Al igual que
en los demás módulos del sistema, Pyramid Software muestra la
Posición del Artículo con los siguientes datos:
· Stock actual
· Consumo mensual promedio
· Consumo anual
· Costo promedio
· Cantidad en tránsito
· Proveedor de la última compra
· Precio
· Tiempo de atención
Este módulo además, permite llevar el control de las requisiciones
emitidas, las mismas que pueden estar clasificadas de acuerdo a las necesidades
de la empresa, tanto pendientes como aprobadas.
La primera opción de Requisiciones Futuras, cubre la necesidad de compra de artículos en un plazo no inmediato, la cual responde normalmente a un plan de trabajo establecido, plan de producción o plan de mantenimiento. Las requisiciones de este tipo se activan automáticamente de acuerdo a la fecha programada.
La segunda opción, Requisiciones de Compra, permite la emisión de requisiciones para una compra inmediata, las cuales pueden ser generadas directamente por los usuarios o sugeridas por el sistema, de acuerdo al método de reposición establecido para cada una de las categorías de artículos definidas (críticos, críticos de sección, cargos directos, entre otras)
Los materiales
Críticos y Críticos de Sección son definidos como tales
por la propia empresa.
Las principales características de las Requisiciones de Críticos
y Críticos de Sección son:
· Para cada artículo muestra el stock mínimo, stock actual,
el consumo promedio diario, la cantidad sugerida a comprar en unidades de
inventario, el empaque comercial (en caso de tener proveedor fijo), y la cantidad
sugerida en unidades de compra de acuerdo al proveedor.
· La cantidad sugerida a comprar se obtendrá del modelo de reposición
asignado al artículo. Dicha cantidad puede ser modificada por el responsable
de abastecimiento de items críticos.
· Si los artículos seleccionados poseen proveedor fijo, se genera
la información necesaria para la emisión de la orden de compra
respectiva.
Ventana de Emisión de Requisiciones de Compra (ir a imagen)
La opción
de requisiciones de Usuarios :
· Valida los artículos que puede solicitar el usuario por clases,
familias y sub-familias, controlando los niveles de aprobación.
· Permite registrar el tipo de equipo y número de serie del
mismo en caso de pedidos de repuestos para reparación o mantenimiento
preventivo.
· Permite asignarla al stock o con cargo directo.
· Permite la selección de la fecha límite y vencimiento
de la requisición será a través del calendario del sistema.
· Modifica, suspende, cancela o anula parcial o totalmente una requisición.
· Actualiza información complementaria de la requisición,
observaciones de la requisición o de los ítems de la misma.
· La opción de aprobación muestra al usuario únicamente
las requisiciones de las áreas autorizadas y proporcionará un
resumen valorizado de todas las requisiciones aprobadas. Finalmente, genera
en lote, las requisiciones de compra correspondientes..
Ventana de Aprobación de Requisiciones de Compra (ir a imagen)
Aprobación de Requisiciones.
· Muestra
la relación de requisiciones pendientes, las mismas que no tienen el
nivel de aprobación requerido para la compañía-localidad
donde se emitieron.
· Valida que las requisiciones por aprobar, sólo pertenezcan
a las áreas en las cuales la persona que autoriza tiene injerencia,
y que tengan el nivel inmediato inferior al suyo.
· Permite modificar el código del ítem requerido, cantidad,
unidad de medida, compañía - localidad que atenderá el
pedido, compañía - localidad a quien se despachara el pedido,
el estado del ítem de la requisición.
· Muestra en pantalla la valorización de las requisiciones seleccionadas
para su aprobación, y luego del proceso emite un resumen valorizado.
· Las consultas y reportes del módulo de Requisiciones proporcionan
información de seguimiento y control, la cuales de detallan a continuación:
· Evaluación de requisiciones.- Muestra para cada artículo
de la requisición, el consumo promedio mensual de los dos últimos
años de la localidad solicitante, el proveedor al que se le colocó
la última compra (moneda, precio, cantidad), tiempo en días
que demoró el último pedido, posición del artículo
para cada almacén (stock mes anterior, ingresos, salidas, stock en
tránsito, stock actual, stock en días) y último despacho
al área solicitante, entre otros.
· Requisiciones pendientes por comprador.- Relación de los ítems
por requisición que están pendiente de iniciar el proceso de
compra, por cada comprador definido en el sistema.
· Seguimiento de requisiciones por número.- Situación
de cada ítem por número de requisición (estado, número
de cotización, número de O/C, número de G/R con que se
despacho, etc.)
· Seguimiento de requisiciones por código de artículo.-
Por cada artículo indica la situación de las diferentes requisiciones
que están en proceso de compras y la situación de las mismas.
· Requisiciones sin orden de compra.- Relación de requisiciones
y los ítems de las mismas que no tienen orden de compra asociada.
· Resumen de requisiciones pendientes.- Totales por almacén
y total general, en cantidad y valor, de los artículos pendientes en
cada requisición, por localidad y a nivel total.
· Requisiciones por estado.- Relación detallada de las requisiciones
por los diferentes estados de las mismas.
· Requisiciones ingresadas por período.- Relación detallada
de requisiciones ingresadas en un período de tiempo.
Ventana de Emisión de Solicitudes de Cotización Múltiple (ir a imagen)
El módulo requiere inicialmente la selección de un conjunto
de artículos y proveedores a los cuales se desea enviar una solicitud
de cotización. El sistema permite realizar este proceso tanto para
los artículos con requisición previa, como para aquellos que
no han sido requeridos por el usuario. Una característica adicional
es la capacidad de emisión de solicitudes de cotización a proveedores
en forma individual o múltiple para un conjunto de artículos.
Con la información proporcionada por los proveedores se emite un cuadro de evaluación para facilitar y sustentar la elección de las propuestas. Los datos proporcionados por los proveedores se almacenan como información histórica de compras.
Cuadro de Evaluación de Cotizaciones (ir a imagen)
La Solicitud de Cotización a los proveedores puede emitirse en forma individual o múltiple. El proceso que realiza el sistema es el siguiente:
· Selecciona
las requisiciones que se encuentran pendientes de compra.
· Agrupa dos o más requisiciones.
· Genera automáticamente los números de Cotización.
· Selecciona los proveedores sobre la base de los datos de las últimas
compras, para la emisión en grupo de solicitudes de cotización
· Convierte las cantidades de las requisiciones a unidades de compra.
· Permite incluir nuevos proveedores al proceso de cotización.
· Emite Solicitudes de Cotización tanto para compras locales
como para importaciones.
· Se pueden registrar cotizaciones sin requisición previa.
· Maneja cotizaciones para servicios.
La opción Administración de Cotizaciones permite:
· Modificar
o anular cotizaciones.
· Añadir proveedores que puedan enviar sus cotizaciones.
· Actualizar información complementaría de la cotización.
· Registrar el usuario que hizo la última modificación.
Las consultas y reportes de este módulo brindan la siguiente información:
· Seguimiento
de cotización por número.- Datos específicos de una determinada
cotización, así como artículos, cantidad cotizada, precio
ofertado por el proveedor, etc..
· Seguimiento de cotización por código de artículo.-
Situación de los artículos de las cotizaciones que están
pendientes de emitirles orden de compra.
· Cuadro de cotizaciones por artículo.- Cuadro comparativo por
artículo: Proveedor, precio, forma de pago, fecha de entrega, cantidad
cotizada.
· Cotizaciones por Proveedor.- Relación de solicitudes de cotización
pendientes de atención por proveedor.
· Cotizaciones por Estado.- Relación de cotizaciones por estado
(pendientes, anuladas, suspendidas, atendidas, con orden de compra).
Ventana de Ordenes de Compra Pendientes de Emisión (ir a imagen)
Esta opción permite la emisión de órdenes de compra para
proveedores fijos, para pedidos de usuario que hayan pasado previamente por
un proceso de requisición y cotización o para colocar órdenes
de compras directas.
El sistema realiza el seguimiento y actualización automática del estado de los diferentes documentos generados a lo largo del proceso de compra. Los usuarios pueden hacer seguimiento de los pedidos, sin solicitar información a compras o al responsable de este departamento, así como conocer el nivel de atención o servicio que brinda a sus clientes internos.
Las órdenes
de Compra se pueden generar en las siguientes modalidades:
· En base a las requisiciones.
· En base a las cotizaciones previamente evaluadas.
· A partir de las requisiciones que posean ítems con artículos
de Proveedor Fijo.
· En forma directa (caso de compras urgentes).
· Por servicios.
El sistema lleva el control del lugar de entrega de la mercadería o la condición de recojo en los almacenes del proveedor y el nivel de aprobación para la continuidad del proceso de compra.
Este módulo
permite:
· Administrar la ordenes de compra (modificar, aprobar, anular, relacionar
la compra con el AGI ( Autorización Gastos de Inversión) correspondiente,
etc.)
· Evaluar proveedores (órdenes de compra atendidas, tiempos
de atención, total de o/c colocadas, solicitudes de cotización
no atendidas, etc.)
· Evaluar a los compradores.
Ventana de Emisión de Ordenes de Compra (ir a imagen)
Brinda información
de seguimiento y control a nivel de:
· Seguimiento por número de Orden de Compra (situación
de la Orden de Compra y de los ítems, cantidad pendiente, fecha programada
para la entrega y fecha de despacho).
· Reporte Analítico de Orden de Compra.
Reporte Analítico de Orden de Compra (ir a imagen)
· Seguimiento
de Orden de Compra por proveedor (órdenes de compra pendientes por
proveedor, cantidades pendientes, situación de los ítems).
· Reporte mensual de compras por unidad y tipo (relación de
órdenes de compra emitidas por mes agrupadas por tipo de artículo).
· Reporte mensual de compra de items críticos, con totales por
semana.
· Resumen de las compras por semana dentro de un mes específico.
· Resumen de compras por unidad y tipo de compra.
· Resumen por artículo de las compras efectuadas en el mes.
· Resumen comparativo de compras por unidad y tipo de compra.
· Cuadro comparativo de las compras efectuadas por las diferentes localidades.
· Consumo promedio mensual de items críticos.
· Consumos promedios de items críticos por almacén.
· Programa de reposición y stock valorizado de items críticos.
· Relación de items críticos que requieren reposición
y la cantidad sugerida a comprar.
· Resumen mensual de items críticos (estadísticas de
consumos y compras de críticos).
· Estadística anual de precios de los items críticos.-
Evolución de los precios de los críticos durante un año.
La opción
de Proveedores administra:
· Catálogo de Proveedores.
· Artículos con un solo Proveedor.
· Vínculos item-proveedor y proveedor-item.
Las consultas
y reportes que se pueden obtener son :
· Catálogo de Proveedores.- Relación de proveedores por
código, orden alfabético, por tipo.
· Evaluación de Proveedores.- Resumen de las O/C atendidas,
tiempos de atención, total de O/C colocadas, número de solicitudes
de cotización no atendidas.
· Relación de Proveedores con montos facturados significativos.-
Relación por período, ordenada de mayor a menor, de los montos
totales facturados por los proveedores, se puede asignar el monto a comparar.
Ventana principal del registro de la Planilla de Costos (ir a imagen)
Mediante la creación de una planilla de importación, el sistema permite registrar la información relacionada con el proceso, facilitando la labor de seguimiento y control de las importaciones que maneja la empresa. Los gastos de importación (fletes, seguros, derechos de aduanas, comisiones de agente, etc.) son registrados en el sistema para costear el proceso de importación y valorizar la mercadería que ingresa al inventario de la empresa.
Planilla de Costos (ir a imagen)
Adicionalmente, el sistema maneja el seguimiento de los embarques, permitiendo llevar a cabo el control de una importación con embarques parciales y el seguimiento de operaciones de admisión e internamiento temporal.
Seguimiento de Embarques (ir a imagen)
Consultas y Reportes.
· Situación
de la Orden de Compra y sus ítems a través del proceso de importación.
· Seguimiento de las inspectoras pre-importación.- Relación
de pagos pendientes para compañías inspectoras durante la pre-importación.
· Créditos documentarios por banco.
· Seguimiento a las agencias de aduanas.- Saldos pendientes de pago
por agencia de aduana.
· Resumen de pagos por empresa a compañías inspectoras.
Ventana de Entrega de Proveedores (Recepción de O/C) (ir a imagen)
Debido al esquema de trabajo distribuido, establecido en el sistema, los usuarios, cualquiera sea su ubicación y con la autorización correspondiente, pueden generar solicitudes de movimientos de almacén (pedidos para consumo, devoluciones, transferencias, etc.), los cuales, debidamente aprobados, serán visualizados y atendidos por el responsable de almacén. De igual manera se registran los ingresos a almacén por compra de mercaderías y otros movimientos de almacén (ajustes, transferencias, etc.).
Registro de Vales de Consumo (ir a imagen)
La opción de movimientos de inventario:
· Registra
los ingresos por compras, transferencias y devoluciones.
· Actualiza los stocks y costos promedios.
· Asigna el centro de costo al que se debe cargar el valor del artículo,
puede asignarse a todo el vale de salida como a ítem por ítem.
· Registra el tipo de equipo y número de serie del equipo al
cual se le carga el costo de los repuestos que se utilicen para su mantenimiento
correctivo o preventivo.
· Contabiliza los ingresos y salidas del almacén.
· Controla devoluciones.
· Calcula los ajustes por inflación.
El módulo posee las siguientes consultas y reportes:
· Programación
de llegada de mercadería (o/c pendientes y su peso estimado para la
estiba de los camiones).
· Reporte de diferencias en la recepción
· Atención de requisiciones por fecha
· Stocks por almacén y tipo de artículo
· Stocks por cuenta contable
· Stocks valorizados ajustados por inflación
· Kardex valorizado por almacén y por tipo de artículo
por almacén.
· Kardex valorizado por cuenta contable
· Consumos de producción de materiales críticos por período
de tiempo
· Salidas de materiales críticos por almacén y período
de tiempo
· Promedio mensual de existencias y consumo x unidad. Resumen comparativo
entre los stocks y los consumos en valores (moneda de origen y alternativa)
· Resumen anual de los consumos de suministros valorizados y en unidades.
· Cuadro comparativo mensual de suministros x unidad. Resumen comparativo
de los consumos entre localidades.
· Relación de artículos por almacén sin movimiento
por más de un período definido por el usuario.
· Clasificación XYZ de los n-primeros artículos por almacén.
Relación detallada de los stocks de los artículos ordenados
por mayor cantidad y valor.
· Diferencias valorizadas del kardex y los inventarios físicos.-
Relación de las discrepancias entre el kardex y el inventario físico
en unidades y valores.
Definida una estructura contable, el sistema registra automáticamente los movimientos de inventario, valorizando los ingresos a costo promedio y afectando las salidas a los centros de costo correspondientes. Este costo promedio puede ser móvil o mensual y puede ser calculado para cada localidad - almacén o a nivel general (toda la compañía).
Para facilitar el control de los inventarios, el sistema posee una opción que permite toma de inventario físico general y rotativo aplicando Tecnología de Código de Barras.
Los diferentes movimientos de almacén se consolidan para generar un archivo de kardex valorizado, el cual generará un asiento detallado o resumido de cada tipo de movimiento del kardex (ingresos por compras, consumos, transferencias entre almacenes, ajustes por toma de inventario, ajustes de valor, etc.).
Kardex Valorizado por Almacén (ir a imagen)
(ir a imagen)
Este módulo permite el manejo y control de los transportistas, la emisión de guías de remisión por diferentes conceptos de despacho.
Maneja también el control de transporte entre diversas localidades y almacenes de la compañía.
El módulo tiene las siguientes consultas y reportes:
· Relación
de Viajes x transportista, por período, por transportista, carga asignada,
flete pactado, tipo de flete, tiempo insumido, etc.
· Estadística de carga x transportista (resumen de la carga
asignada por transportista en unidades y valores).